Het nieuwe roosteren “Van registreren naar regisseren”
Op dit moment is de rol van de roostermaker in veel gevallen er één van verzamelen, controleren, invoeren en uiteindelijk pas roosteren. Als dit gedaan is, komen de roosterwijzigingen, die ervoor zorgen dat van tijd tot tijd het roosteren weer compleet op zijn kop moet om deze wijzigingen door te kunnen voeren.
De huidige roostersystemen en roosterafdelingen werken al jaren volgens dit principe. Iedereen levert de informatie aan bij de roostermaker, die daarna aan de slag gaat om het rooster te maken.
Binnen het domein SIS is al een verschuiving aan de gang, waarbij studenten en docenten steeds meer eigenaar gaan worden van hun informatie. In een modern SIS kan een student zich inschrijven voor tentamens en vakken, maar kan een vakcoördinator ook de informatie kwijt over zijn vak en de opleidingsmanager kan het opleidingsprogramma invoeren. Probleem is wel dat de informatie die nodig is voor het roosteren vaak gedetailleerder is dan de informatie die nodig is voor het functioneren van het SIS. Dit zorgt er vaak voor dat er toch nog informatie met de hand verzameld moet worden, omdat de aangeleverde informatie voor het rooster niet voldoende is, denk daarbij aan soorten zalen, zaalgrootte enz. Op dit moment zijn er eveneens al SIS-en die het toedelen van taken en formatie kunnen beheren, zodat ook deze informatie door een hoofd van een afdeling in het systeem gezet kan worden. Docenten kunnen in deze systemen ook hun beschikbaarheden doorgeven.
Door deze informatie te koppelen met de Roosterapplicatie verschuift het werk van de roostermaker. Hij hoeft de informatie niet meer zelf in te voeren, maar zal nog een belangrijk deel van zijn werk kwijt zijn met het controleren van de informatie. Als deze informatie eenmaal in de roosterapplicatie aanwezig is, kan de roostermaker alleen nog maar de wijzigingen in het rooster aanbrengen. Docenten en studenten kunnen alleen maar een wijzigverzoek indienen. Hierdoor krijgt de roostermaker in veel gevallen het probleem van de docent en de studenten op zijn schouders om deze wijzigingen door te voeren in het rooster.
Wat nu nog ontbreekt is de mogelijkheid voor een docent en een student om zelf in het rooster te kunnen kijken en zelf invloed uit te kunnen oefenen op het rooster. Een voorbeeld:
Een groepje studenten heeft aan de docent gevraagd om een extra contactmoment. De docent komt bij de roostermaker met dit verzoek en na veel puzzelen heeft hij alleen nog vrijdagmiddag na 15.00 uur als mogelijkheid. Zowel de docent als de studenten zijn teleurgesteld over deze mogelijkheid. Als de docent, samen met de studenten in het rooster zouden kunnen zoeken naar een mogelijkheid zou het plaatje er anders uit zien. Waarschijnlijk komen ze met dezelfde oplossing, maar nu hebben zij zelf de beslissing genomen om op vrijdagmiddag 15.00 uur het extra uurtje te plannen.
Bovenstaand voorbeeld laat zien dat als mensen zelf mogen kiezen en de consequenties van de keuzes zelf in de hand hebben, zij tevreden zullen zijn. Dit wordt anders als de roostermaker het hun vertelt en roept dat er echt geen andere optie was. Daarom het nieuwe roosteren, waarbij ook het laatste mogelijk moet zijn, namelijk dat docenten en studenten zelf wijzigingen in het rooster aan kunnen brengen. Dit zal echter wel door de roostermaker geregisseerd moeten worden. Wat mogen zij wel veranderen en wat niet, welke vrijheid krijgen zij of moet de roostermaker alle wijzigingen in “zijn” rooster goedkeuren. Durven wij het aan om een rooster neer te zetten en vervolgens de docent en student zelf eigenaar te maken van hun eigen rooster. Een voorbeeld:
Het vak Russisch op een VO-school wordt maar door 4 leerlingen gekozen. De leerkracht krijgt de vrijheid om het vak in te richten in samenspraak met de 4 leerlingen. Er wordt wel vooraf afgesproken dat er maximaal 6 contactmomenten zijn en de docent mag daarvoor een zaaltje roosteren met een maximale capaciteit van 10 personen reserveren. De roostermaker voert deze gegevens in en binnen deze randvoorwaarden mag de docent samen met de studenten op zoek naar contactmomenten om het vak Russisch voor de leerlingen te verzorgen.
Hiermee verandert de rol van de roostermaker helemaal naar een regisserende rol. Dit verlangt echter wel een nieuwe generatie van roosterapplicaties, want de traditionele roosterapplicaties bezitten niet de functionaliteit om docenten en studenten zelf in het rooster veranderingen aan te laten brengen. Ook bezitten de applicaties geen mogelijkheden om deze regiefunctie uit te kunnen voeren. Het zal een interessante proces worden om deze verandering te implementeren, want met de implementatie van deze nieuwe systemen zal ook een nieuwe generatie roostermakers moeten komen. Deze tendens hebben we ook al in het domein van het SIS gezien en dit zal ook gebeuren in het domein van het plannen en roosteren.