Op basis hiervan is een Studielink-BeheerSuite ontwikkeld, waarin de onderstaande onderdelen zitten:
- De Studielink-SIS SynctoolDe Studielink-foto
Instellingen kunnen (na aanvraag bij de Studielink-helpdesk) hun eigen Studielink-foto opvragen. Deze foto bevat alle relevante gegevens van studenten die op de één of andere wijze een inschrijfrelatie hebben met de instelling.
Standaard levert de download een ASCII-bestand op met nog in te lezen gegevens. Een interpretatie van deze gegevens vereist uiteraart ook vergelijkingsmateriaal - een foto - van de gegevens in het SIS van de instelling zelf.De Studielink-SIS Synctool
Indien instellingen de Studielink-foto willen benutten, moet er het volgende gebeuren:
De gegevens in de Studielink-foto moeten eenvoudig kunnen worden ingelezen;
Er moeten gelijkaardige en gelijkvormige gegevens van het eigen SIS aanwezig zijn;
Vergelijkingen moeten kunnen worden gemaakt tussenbeide.
De Synctool die Omix heeft ontwikkeld leest de gegevens van de Studielink-foto van de instelling in. Op basis van aanlevering van de SIS-eigen foto (gelijk format) leest de Synctool ook deze foto in. Indien de instelling het aanmaken van deze SIS-foto niet voor eigen rekening wil nemen, kan Omix ook deze service bieden.
Na het inlezen van de beide gegevens produceert de Synctool overzichten. Onderstaand een greep uit de mogelijkheden:
Matching overzichten:
- totaal aantal studenten in Studielink / SIS;
- aantal studenten wel in SIS, niet in Studielink (en omgekeerd;
- aantal studenten gematcht op Studielink-nummer, o&w-nummer;
- aantal studenten gematcht op naw-gegevens.
Overzicht van verschillen per veld bij gematchte studenten:
- match op Studielink-nummer: velden achternaam, voornaam, …;
- match op o&w-nummer: velden achternaam, voornaam, …;
Overzichten voor aanmeldingen per match;
Overzichten voor vooropleidingen per match.
De Synctool heeft de mogelijkheid om zelf te selecteren welke velden moeten worden meegenomen in de vergelijking.
Verder wordt de Synctool nog steeds doorontwikkeld, om optimaal te voldoen aan de behoefte van de instelling. - Semantische conversietool(Proef)conversie
(Proef-)conversie is een zeer kritisch en tijdrovend proces, waarbij voor of na aansluiting op Studielink de gegevens van de reeds zittende studenten naar Studielink worden overgebracht. Hierdoor krijgen de zittende studenten de kans om zich via de Studielink-applicatie te herinschrijven, of andere inschrijvingsgebonden zaken te verrichten.
Behalve uiteraard de voorbereiding, is een grote last ook het daadwerkelijke uitvoeren van de (proef)conversie.
Proefconversies moeten eerst worden aangevraagd en ingepland. De inplanning moet én voor de instelling én voor de helpdesk werkbaar zijn. Verder is het niet afgelopen met één proefconversie: dit is een iteratief proces, dat doorgaat totdat de instelling (én Stichting Studielink) ervan overtuigd zijn dat de resultaten van de proefconversie zullen leiden tot een productieconversie zonder al te veel problemen.De semantische conversietool
Omix hefft een conversietool ontwikkeld die de echte conversie zoveel mogelijk benadert, maar wel zeer snel en neindig vaak kan worden uitgevoerd. Deze noemen we de semantische conversietool. Deze tool controleert de batch van (proef)conversieberichten, (msg34) zonder dat ze over hoeven te gaan naar Studielink. Tijdens deze controle is het mogelijk om 95% van de fouten uit de conversiebatch te halen. Na aanpassing van de inschrijfgegevens of beheerinstellingen kan de (proef)conversie plaatsvinden.
Waar zit het voordeel voor de instelling?
Door gebruik te maken van de Nederlandse taal zijn de foutmeldingen duidelijk;
Foutmeldingen worden in één rapport weergegeven, zoveel mogelijk gegroepeerd per foutsoort;
Doordat de semantische conversie enkel de batch aan conversieberichten naloopt, hoeft er geen Studielink-activiteit plaats te vinden. Dit scheelt tijd voor het inplannen bij de proefconversie;
Er hoeven minder proefconversies te worden uitgevoerd.
De semantische conversietool is snel, er is geen netwerkverkeer of vertraging door Studielink-checks.
Bij de productieconversie levert de semantische conversietool een extra controlemogelijkheid, de productieconversie kan namelijk maar één keer worden uitgevoerd! - Studielink-beheer logboeku>Studielink-beheer en CSA
De komst van Studielink voegt een nieuw aspect toe aan het beheer bij de onderwijsinstellingen.Bij kleinere instellingen wordt het beheer van Studielink vaak uitgevoerd door de CSA-medewerker. Zij zijn in de regel goed ingevoerd in de functionele kant van het inschrijfproces. CSA-medewerkers vinden het vaak lastig om de xml-files uit te lezen en de technische foutmeldingen door te vertalen naar het inschrijfproces.
Bij grotere instellingen is de beheerfunctie vaak opgesplitst. De CSA-afdeling dient in voor hen begrijpelijke taal te kunnen communiceren met de beheerafdeling, om samen met hen de fouten in de beheeromgeving van Studielink te kunnen oplossen.
Beide soorten instellingen, maar zeker de grote, maken vaak gebruik van software voor het registreren van incidenten en het doorgeven van informatie hierover. Ook bij maatwerk is deze software niet voldoende uitgerust om de specifieke berichtenstructuur en business-logica van de Studielink-berichten volledig te kunnen integreren in de dienstverlening, laat staan om meer informatie te geven over de fouten en mogelijke oplossingsrichtingen.
De beheertool voor Studielink is gebouwd met als doel de bovenstaande problematiek zoveel mogelijk op te lossen. De beheertool bestaat uit de volgende onderdelen:
Logboek van incidenten met mogelijkheid aan te sluiten op de beheerfunctie;
Analyse van fouten uit het xml-bericht;
Combineren van incidenten: erkende fouten en Businesscases;
De rapportage is zo vormgegeven, dat incidenten en foute berichten op allerlei wijze kunnen worden geraadpleegd, naar Excel worden geëxporteerd of uitgeprint. De rapportagefunctionaliteit is verder gericht op het zo efficiënt mogelijk analyseren van fouten.In latere instantie zal ook de synchronisatie op basis van de Studielink- en SIS-foto worden vormgegeven en zullen fouten op basis van database-relaties en referentiegegevens ook worden meegenomen.
