Dat kost zowel de student als de administratie van de instelling veel tijd. Onnodig veel tijd, want aanmelden voor een nieuwe opleiding is via Studielink zo gebeurd.
Alle gegevens van de IB-Groep zijn gekoppeld aan Studielink. De door de student ingevoerde gegevens worden gecheckt bij de Gemeentelijke Basis Administratie en het Basisregister Onderwijs en ze worden automatisch met de andere gegevens van de student meegeleverd.
Maar…het Studenten Informatie Systeem (SIS) én de processen en werkwijze van de instelling zullen dan wel moeten ‘matchen’ met Studielink. Bent u er klaar voor?!
Veranderingen
Als Studielink wordt ingevoerd, krijgt de hele Centrale Studenten Administratie er mee te maken. De werkzaamheden van iedereen die werkt op een CSA veranderen; dit geldt voor de medewerkers, de applicatiebeheerder van het SIS, degene die aan de balie de studenten te woord staat, de key-user en het hoofd van de afdeling. Ieder van hen heeft zijn eigen vragen en zorgen rondom de invoering van Studielink.
- Hoofd CSAHet hoofd van de Centrale Studenten Administratie zal zich afvragen of – en zo ja welke – risico’s de instelling loopt bij de aansluiting en de daaropvolgende implementatie en het operationeel gebruik.
Is een instelling eenmaal aangesloten, dan komt de onzekerheid of elke aanmelding wel goed wordt afgehandeld van en naar Studielink. - MedewerkersDe medewerker die direct geconfronteerd wordt met de vragen van studenten zal goed op de hoogte moeten zijn van Studielink, zodat hij of zij de vragen snel en goed kan beantwoorden. Als deze medewerker goed op de hoogte is zal dat ook de taken verlichten van de andere medewerkers van de CSA. Eigenlijk is het goed als elke medewerker van CSA een minimale kennis van Studielink opdoet.
In plaats van ingevulde briefjes, formulieren en uitslagen - keurig opgeborgen in mappen en archiefkasten – krijgen de CSA-medewerkers te maken met ‘elektronische stapels’. Ze moeten leren wanneer ze direct aanpassingen moeten doorvoeren in het systeem en wanneer dat even kan wachten. Bulkverwerking krijgt een andere dimensie omdat het inschrijfproces sinds Studielink in stukjes is gehakt. Studielink en het SIS moeten op elkaar aansluiten en de administratie moet zich realiseren dat mutaties in het ene systeem directe gevolgen heeft in het andere.
De medewerkers krijgen de beschikking =over nieuwe AO- en werkinstructies zodat ze precies weten wat ze moeten doen.
- Key-userStudielink en het SIS van de onderwijsinstelling staan rechtstreeks in contact met elkaar. Dat betekent dat gelijksoortige gegevens in het SIS overeen moeten komen met die van de IB-Groep en van Studielink. Als dat niet zo is, kan dat voor grote problemen zorgen. Als bijvoorbeeld een nationaliteit niet op de juiste manier is ingevoerd kan het zijn dat de inschrijving van de student niet juist wordt geregistreerd, omdat deze nationaliteit niet beschikbaar is in het SIS.
De key-user zorgt ervoor dat het SIS van de instelling zó is ingericht dat het inschrijfproces zonder problemen plaatsvindt. - ApplicatiebeheerderDe applicatiebeheerder heeft niet meer alleen te maken met het SIS van de onderwijsinstelling , maar met een hele keten. Vragen over de vindbaarheid van de gegevens en de actualiteit ervan komen op het bordje van de applicatiebeheerder terecht’.
Hij (of zij) speelt een belangrijke rol als het SIS gesynchroniseerd wordt met Studielink. En mocht de SIS onverhoopt crashen is de applicatiebeheerder degene die ervoor moet zorgen dat de gegevens weer in het systeem te vinden zijn.
Zijn (of haar) prolbeem is, dat de Studielink-beheerfunctie én technisch van aard is, én functioneel.
Kortom: er komt veel op u af als Studielink in uw instelling wordt geïmplementeerd!
Wij kunnen u ondersteunen bij deze implementatie.
