Dat betekent dat de rol van de administratie verandert: de medewerkers op de administratie gaan zich bezig houden met het proces, niet meer met het invullen en opruimen van formulieren.
Veel administraties realiseren zich nog onvoldoende wat deze nieuwe werkwijze inhoudt.
Daar ligt de kracht van Omix. Wij helpen uw administratief medewerker de nieuwe werkwijze te implementeren en – als het nodig is – daarna te optimaliseren.
Veranderde rol administratie
Geen enkele onderwijsinstelling kan werken zonder een Studenten Informatie Systeem. In het Hoger Onderwijs maakt elke student inmiddels gebruik van Studielink.
Het werk op de administratie wordt afwisselender: de werknemers houden zich bezig met het proces, het overzicht van wat de student en de docenten doen.
Van formulieren invullen en op de juiste plek archiveren moeten de administraties wennen aan een actievere rol. Zij kijken als het ware mee naar de lopende band (Studielink) waar de student allerhande zaken invult over zijn doen en laten en de docenten eveneens informatie aan kunnen toevoegen.
Het Studenten Informatie Systeem is gericht op het er uit halen van de informatie die student en docenten er in hebben gestopt. De administratie krijgt als het ware de regie over het systeem.
Ondersteunen administraties
Administraties krijgen demo’s, trainingen en uitleg, maar pas als ze echt aan de slag gaan met het nieuwe systeem zien ze wat er gebeurt. Dan wordt duidelijk waar de werknemers van de administratie tegen aan lopen.
De administraties werken met bestaande pakketten. Omix kan u helpen met de processen. Wij denken mee over de inrichting van het systeem en de rapportages die u wilt genereren.
De administratie moet een andere rol aannemen: niet meer kijken naar het bureau, maar naar het proces. De student doet iets, dat zie je, maar wat doe je daar dan vervolgens mee? Moet je er iets mee doen? En wanneer dan?
Omix optimaliseert dat proces, heeft daar de middelen voor.
Blijvende oplossing
Omix zoekt samen met u naar blijvende oplossingen. U krijgt een gedegen, onafhankelijk advies over de applicaties die nuttig en werkzaam zijn binnen uw instelling.
We ontwikkelen geen pakketten, maar kunnen wel aanvullende, ondersteunende applicaties voor u ontwikkelen.
Producten van Omix
- AO-beschrijving met Studielink Elke CSA werkt anders. Dat betekent dat er voor de CSA van uw instelling een passende AO-beschrijving en werkinstructie gemaakt moeten worden.
Omix heeft standaard beschrijvingen ontwikkeld die voor een groot deel in elke instelling gebruikt kunnen worden. Samen met de medewerkers gaat Omix in een aantal workshops bekijken wat er specifiek voor uw onderwijsinstelling moet worden aangepast.
Het resultaat is een AO-beschrijving (en werkinstructie) die volledig is toegespitst op uw eigen organisatie. - Problemen oplossen in Studielink De huidige functionaliteiten en kennis van het SIS zijn voor de key-user niet voldoende om te kunnen bepalen waarom bijvoorbeeld een verzoek tot inschrijven van een student niet doorkomt in het SIS of waarom een wijziging in het SIS niet zichtbaar wordt in Studielink.
Omix biedt daarvoor trainingen en instrumenten aan. De key-user leert hoe hij snel en makkelijk de oorzaken van een probleem kan opsporen én verhelpen. - SynchronisatievraagstukWij kunnen ook het synchronisatievraagstuk van u overnemen; Omix maakt dan –indien nodig - een verbeterplan en voert dat uit. De informatie van uw SIS loopt daarna weer synchroon met die van Studielink. U hoeft zich geen zorgen meer te maken over uw aansluiting met Studielink.
- Trainingen medewerkers CSADe medewerkers die veel contact hebben met de studenten krijgen een training over Studielink aan de hand van veel voorkomende praktijkvragen. Hij (of zij) zal na de training de meeste vragen van studenten kunnen beantwoorden.
- Quick ScanMet de Quick Scan weet u waar uw instelling staat in het proces van de invoering van Studielink. U krijgt een overzicht van verbeter- en veranderpunten.
Omix heeft veel kennis van Studielink én van de processen binnen onderwijsinstellingen. Dat betekent dat Omix u attent kan maken op zaken waar u zelf niet bij heeft stilgestaan. - Applicatiebeheer De applicatiebeheerder zal nauwlettend in de gaten moeten houden of de informatie in het SIS van de instelling nog steeds gelijk loopt met die in Studielink.
Dat zal hij doen door controleoverzichten op te vragen en regelmatig gegevens bij SIS en Studielink op te vragen en met elkaar te vergelijken.
Ook moet hij weten hoe te handelen als onverhoopt het SIS crasht en hoe hij het SIS na een eventuele crash weer synchroon (in sync) brengt met Studielink.
Omix biedt controleoverzichten en trainingen, waarmee de beheerder door middel van tellingen kan controleren of het SIS gelijk loopt met Studielink en wat hij moet doen als dat niet meer zo is.
