Studentenadministraties in de wolken

Het onderwijs staat voor een uitdaging. Er moet meer gedaan worden met misschien wel minder geld. Meer contacturen voor studenten betekent meer geld naar het onderwijs. Hierdoor blijft er voor de ondersteunende afdelingen zoals de  IT-afdeling en de studentenadministraties minder geld over. College van Bestuursleden zijn zich hiervan bewust. Ze hebben hun oor te luister gelegd in de Verenigde Staten en samen met Surf en Kennisnet wordt gewerkt aan een aanvalsplan.

“De Cloud ontzorgt, doordat u de hard- en software niet meer in huis hoeft te hebben. Daardoor krijgt het onderwijs meer tijd (en geld) beschikbaar voor het geven van onderwijs.”

Deze definitie van Surf en Kennisnet lijkt toekomstmuziek voor studentenadministraties in het algemeen en onderwijslogistiek in het bijzonder. Het kan echter zo maar uitkomen dat studentenadministraties de komende jaren in de wolken of liever gezegd in de Cloud gaat.

Er wordt al gesnuffeld aan Cloud oplossingen. Omix heeft met de Vakschool 2.0 onderzocht of er orde in de Cloud kan komen voor de relatieve kleine vakscholen. Er is door Surf en Kennisnet een acht stappenplan ontwikkeld om vanuit een businesscase te komen tot een Cloud-oplossing. Er is tevens een functionaliteitenkaart ontwikkeld waarin persoonlijke en bedrijfsbrede Cloud-functionaliteiten worden gecategoriseerd. Een verre reis begint altijd met de eerste stap. Het stappenplan en de functionaliteitenkaart zijn hierbij handige hulpmiddelen.

Naast het “hoe” en het “wat” is het misschien eens goed om te kijken welke ervaringen er al zijn met Cloud oplossingen. Alluris en Trajectplanner worden in het HogerOnderwijs al in de Cloud gebruikt. Studielink is ook een mooi voorbeeld van een Cloud-oplossing. Het interessante van Studielink is oa. de ervaringen en ‘valkuilen’ die men heeft ervaren. Zo zijn standaardisatie van gegevens of coderingen zeer belangrijk om verschillende Cloud-oplossingen met elkaar te laten praten. In het stappenplan wordt hier dan ook aandacht aan gegeven.

Het International Institute of Social Studies (ISS) uit Den Haag heeft de afgelopen jaren optimalisatieslag gemaakt in het proces voor aanmelden, selecteren en inschrijven van niet-Westerse studenten. Dat de optimalisatie is gelukt, is vooral te danken aan de Cloud-oplossing iASC. Medewerkers van het ISS, die in verschillende continenten werkzaam zijn om studenten binnen te halen worden ondersteund door iASC. Hierdoor is het mogelijk om internationale studenten binnen 1 a 2 weken te binden aan het ISS.

De uitdaging van het onderwijs is een kans voor de studentenadministratie om de mogelijkheden  van “Cloud” te gebruiken!